Her er 7 tips til hvordan ”skrivebordsgeneralen” vinner slaget over bunkene på skrivebordet.

Du bombarderes daglig med enorme mengder med papir. Har du ikke nok tid til å ta deg av dem, rykker de over i bunken til de andre papirene på skrivebordet. Bunken begynner å vokse og langsomt utvikler skrivebordet seg til en krigssone.

Rot på skrivebordet stresser, tapper energi og stjeler av din verdifulle tid, fordi du aldri kan finne det du skal bruke. Men hvorfor er det så vanskelig for de fleste av oss å holde orden på skrivebordet?

I følge Trine Kolding, eier av Tid & Tanke og forfatter av boken ”Få styr på tiden”, er tiden den typiske, men også den dårligste unnskyldningen.

”Vi unnskylder oss med at vi har det så fryktelig travelt. De fleste av oss ser på rydding som bortkastet tid, og derfor prioriterer vi det ikke. Men det er en stor feil, for opprydding er faktisk et viktig middel for å nå sine mål.”

Våre hjerner fungerer best med å gjøre en ting om gangen.

Rot på skrivebordet er i følge Trine Kolding som med multitasking. Vi kjenner det alle sammen godt. Når vi sitter og arbeider og telefonene ringer, så mister vi konsentrasjonen, og den gode ideen vi hadde før samtalen er borte. Eller når vi prøver å snakke i telefonene og samtidig skriver på en viktig e-post. Resultatet blir sjelden bra.

Forklaringen er i følge Trine Kolding at vår hjerne fungerer best med en ting om gangen:

- Undersøkelser viser at multitasking reduserer vår effektivitet med opp til 50%. PÅ samme måte forvirrer rot på skrivebordet din hjerne, fordi den registrerer alle de oppgavene som ligger og venter. Papirbunkene er en konstant påminnelse om de tingene du ikke har tatt stilling til.

Legg derfor vekk andre saker, slik at du kun har de aktuelle og relevante papirene foran deg, sier Trine Kolding.

Bli venn med din søppelkasse

Utover det å prioritere opprydding anbefaler Trine Kolding at vi blir bedre til å sortere.
- ”Du skal bli venner med din søppelkasse. Vi har en fryktelig tendens til å ta var på alt. Enten fordi vi tror at det er noe vi kommer til å lese, eller fordi vi ikke vet om det er noe vi får bruk for en dag. Her skal vi være mye mer kritiske og ærlige overfor oss selv”, sier Trine Kolding.
Til de papirene du er i tvil om du skal kaste eller ikke, anbefaler Trine Kolding en ”Foreldeseskasse”:

- ”Lag en avtale med deg selv om at hvis du ikke har brukt de papirene som du legger i kassen, i løpet av tre måneder, så kan du kaste de”, sier Trine Kolding.

Gjør det nå – prinsippet

Trine Koldings beste råd til deg som gjerne vil komme bunkene til livs, er løpende å ta stilling til og gjøre noe med de papirene som kommer inn.

- ”Finn ut med det samme hva som skal gjøres med papiret. Hvis oppgaven skal løses av en kollega, så gi det videre med det samme. Hvis du først kan løse oppgaven senere så skrive det inn i din kalender. Skal papiret kastet, så kaste det ut med en gang.”

5 råd til oppryddingen

1. Lag et grunnleggende arkivsystem
   For å få orden på skrivebordet må du ha et grunnleggende arkivsystem. Hvis ikke helt vet hvor du skal legge papirene er det stor sansynlighet for at de rykker tilbake i bunken på skrivebordet.Det er forskjellig hvordan vi innretter systemene våre. Noen arkiverer ut fra årstall, andre ut fra emner osv. Du må derfor finne den logikken og det system som passer til deg.
2. Lag en rask grovsortering
   For å komme bunkene til livs må du starte med å finne tre bunker. En til de papirene som du vil beholde, en annen til de papirene som skal arkiveres og siste men ikke minst en bunke til de som skal kastes.
3. Kast
   Med mindre du har en meget god grunn til hvorfor du skal ta vare på de, skal du kaste dem. Ofte beholder man ting for sikkerhetsskyld og i frykt for at man plutselig får bruk for de en dag. Den holder ikke. Til de papirene du er usikre på lager du en ”foreldeseskasse”
4. Ta stilling med det samme
   Det er sløsing av tid når du har tatt i det samme papiret flere ganger. Ta en beslutning med en gang om du skal gjøre noe med det nå, eller senere. Hvis senere, så planlegg det. Skal papiret kastes? Så gjør det!
5. Prioriter opprydding
   Sett av fast 5-10 minutter av dagen til løpende opprydding.

  Kilde: www.lederweb.dk