Hvordan stiller du de riktige spørsmålene slik at du får ansatt rett person når du skal innhente referanser?

Mange innhenter referanser når de skal ansette en ny medarbeider. Men hvordan stiller du de riktige spørsmålene, slik at du velge den riktige personen til stillingen. Hva bør du spørre om?
 
Å ansette en ny medarbeider eller leder er en veldig viktig beslutning. For å få et bedre grunnlag til å velge den rette, er det mange som innhenter referanser hos deres tidligere kollegaer eller ledere.
 
Med referanser får du muligheter til å kontrollere de opplysningene som søkeren har gitt i søknaden, eller i intervjuet. Her kan du får svar på dine hypoteser eller inntrykk du fikk under samtalen med søkeren. Det er knyttet noen usikkerheter til å bruke denne metoden, dette skyldes blant annet at en søker vil presentere referansepersoner som han med stor sikkerhet vil få gode skussmål fra. I tillegg hender det også at nåværende arbeidsgiver kanskje vil overselge søkerens kompetanse, hvis de like gjerne kunne tenke seg å bli kvitt vedkomne.
 

Verdt å vite før du innhenter referanser

  • Du kan kun innhente referanse hvis søkeren har gitt samtykke til dette, og kun til de personer som søkeren har angitt som referanser.
  • Det er frivillig om en søker ønsker å oppgi referanser
  • Tenk over om de referansene som er oppgitt er egnet til å gi pålitelig informasjon, og spør eventuell om andre referanser.
  • Hvis det kommer referanser av negativ karakter som gjør at du ikke lenger er interessert i er søker som du i utgangspunktet kunne tenke deg å ansette, så skal søkeren forelegges innholdet av den innhentede referanse og ha mulighet for å uttale seg om sin versjon av historien. Det kan gjøres telefonisk.
De første fire punktene gjelder alle arbeidsplasser, mens det siste punktet gjelder for offentlige arbeidsplasser.
 

Dette kan du ikke spørre om

En arbeidsgiver må som utgangspunkt ikke videreformidle opplysninger om søkerens rent private forhold, herunder politiske, forretningsmessige, seksuelle og straffbare forhold samt opplysninger om helse, vesentlig sosiale problemer og misbruk av nytelsesmidler.
 
Når du innhenter referanser kan du som utgangspunkt ikke spørre om disse forhold. Hvis det er gitt et uttrykkelig og spesifisert samtykke fra søkeren så kan du hvis det er til et saklig formål innhente opplysninger om disse forholdene, unntatt her er helseforhold. Men du kan spørre søkeren om han er stabil i sitt oppmøte på arbeid, og du kan i forlengelsen av dette spørre om den direkte årsaken til eventuelt ustabilitet. Men søkeren har ingen plikt til å svare.
 

Intervju med referansepersonen

I intervjuet med referansepersonen bør du kun stille spørsmål som har vesentlig betydning for søkerens evne til å ivareta den aktuelle stillingen. Referansepersonen bør kun uttale seg på bakgrunn av egne observasjoner og erfaringer.
 
Det er lurt å spørre om hvor lenge søkeren har arbeidet sammen med referansepersonen, hva de har arbeidet sammen om, og om hvordan oppgave- og ansvarsfordelingen mellom dem var. Spør gjerne om søkerens konkrete handlinger i bestemte situasjoner.
 
Eksempler på spørsmål:
 
  • Hanne forteller at hun har vært ansatt hos dere i fem år. Hvilken stilling og hvilke oppgaver hadde Hanne?
  • Hvordan var Hannes forhold til sine kollegaer?
  • Hvordan vil du karakterisere Hanne? Hun forteller at hun er veldig nytenkende. Kan du fortelle om konkrete situasjoner, hvor hun var det, da hun arbeidet hos dere?
  • Har Hanne hatt et stabilt frammøte? Vær her oppmerksom på at du ikke må spørre om medarbeideren har hatt mange sykedager. Du må utelukkende spørre om medarbeideren har hatt et stabilt frammøte.
  • Hva er din forklaring på at Hanne ønsker å slutte i den stillingen hun har hos dere?
  • Er det noen spesielle forhold jeg bør være oppmerksom på når det gjelder Hanne? 
  • Beskriv den stillingen Hanne kanskje skal starte i slik at referansepersonen ved hva stillingen inneholder. Spør deretter om hvordan referansepersonen ser Hanne i den stillingen som du har beskrevet.
  • Hvis du skal ansette en ny medarbeider, ville du ansette Hanne? Hvis nei, hvorfor ikke?
  • Er det noe jeg ikke har spurt om som jeg bør vite om Hanne?
 
Kilder:
Rekrutteringsguiden.dk, Væksthus for ledelse
Referencer – en veiledning til lederen, Regiom Mudtjylland
Tag stærke referencer. Det vil du ikke misse, Assistance HR partners
 
Væksthus for ledelse Denne artikkelen er oversatt fra dansk og hentet med tillatelse fra Væksthus for ledelse.